Exxas 4.5 | Pour vous. Et vos clients.

Votre espace de stockage de fichiers personnel

Si votre organisation utilise également principalement Exxas pour la gestion des documents, vous avez peut-être oublié un endroit pour vos fichiers personnels. Sous « Mon travail », vous trouverez maintenant la section « Fichiers ». Vous y stockez des documents auxquels vous seul devez avoir accès. Vous ne pouvez pas partager ces documents et vous ne pouvez donner accès à aucun utilisateur. Parce que pour ce cas d'utilisation, le fichier appartient à une zone commune.

Dossier numérique des employés

Le profil de l'employé est élargi pour inclure des champs supplémentaires et un registre pour les fichiers. Cela permet d'utiliser le profil de l'employé comme dossier personnel numérique. Stockez et gérez les documents de candidature, les références professionnelles, les contrats ou les évaluations de manière particulièrement sécurisée. Avec les modèles Microsoft Word d'Exxas, vous pouvez également créer rapidement les documents que vous souhaitez. Seuls les superviseurs et les administrateurs ont accès à ces fichiers.

Vous pouvez également créer jusqu'à 50 champs supplémentaires individuels pour les profils des employés. Comme pour tous les champs supplémentaires d'Exxas, vous pouvez définir n'importe quel type, tel que des listes déroulantes, des cases à cocher ou des champs de texte. Cela vous permet de stocker des données sur des employés individuels et, par exemple, de les intégrer dans des systèmes périphériques ou de les utiliser pour des évaluations dans Power Bi.

Processus d'approbation pour d'autres activités

Avec Exxas 4.5, vous pouvez activer le processus d'approbation, que vous connaissez déjà grâce aux factures des fournisseurs (créanciers) et à l'enregistrement des temps, pour d'autres activités. Les activités telles que les offres, les commandes, les projets, les factures ou les commandes doivent donc être approuvées avant de pouvoir être traitées ultérieurement.

Facturation des avantages

Dans un projet, un ticket, une commande de service ou un mandat, vous pouvez désormais modifier le mode de facturation des services saisis. Le mode de facturation « est facturé », « n'est pas facturé » et « ne figure pas sur la facture » enregistré dans l'article continuera d'être adopté lors de la saisie du service. De cette façon, vous pouvez déterminer comment ou si le service apparaît sur la facture dès que vous la saisissez. Vous n'avez plus besoin d'un article distinct pour les services de bonne volonté.

Identifiant unique pour les documents et les adresses

Chaque fichier créé ou enregistré dans Exxas se voit désormais attribuer un numéro unique (par exemple D1234). L'identifiant peut être inséré dans des documents Microsoft Word à l'aide d'un espace réservé, à condition que vous les créiez à l'aide des modèles Exxas. Les entreprises et les organisations qui produisent un nombre particulièrement important de documents peuvent ainsi identifier clairement leurs « produits ». Les avocats et les administrateurs apprécieront particulièrement la recherche à l'aide d'un identifiant. De plus, le « chemin » vers le fichier peut être intégré dans les documents. Ce chemin comprend le numéro du lieu de stockage (par exemple, activité ou client) et l'ID du document (par exemple 500001 | D1234).

De plus, vous pouvez désormais choisir une adresse différente lors de la création de documents à l'aide des modèles. Vous pouvez choisir parmi toutes les entreprises et tous les contacts de votre Exxas. Jusqu'à présent, vous ne pouviez sélectionner que les adresses enregistrées avec l'activité ou l'entreprise.

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Améliorations et optimisations

Les améliorations et optimisations suivantes sont proposées pour les améliorations ci-dessus :

Améliorations des activités

• Les groupes d'articles sont désormais multilingues. Un nom peut être défini pour chaque langue configurée dans le client.
• Sous « Résumer les éléments », la sélection « Résumer par groupes d'articles » est désormais disponible. Ici, un élément récapitulatif est créé pour chaque groupe d'articles et les éléments associés sont disposés en dessous de celui-ci.
• Avec « Grouper par groupes d'articles » ainsi qu'avec la nouvelle option « Combiner par groupes d'articles », le nom du groupe d'articles est inséré dans la langue de l'activité. Si l'action « Envoyer un e-mail » est sélectionnée dans un document via le menu contextuel, l'e-mail peut désormais éventuellement être envoyé sans pièce jointe.
• Lors de l'envoi d'e-mails en masse (par exemple des factures), des pièces jointes supplémentaires peuvent désormais être envoyées en plus du PDF.
• La sélection des modèles dans la saisie rapide a été optimisée grâce à la sélection multiple et à la saisie au clavier simplifiée.
• Lors de l'enregistrement de services, plusieurs modèles peuvent être ajoutés avec Multi-Select. Les modèles peuvent également être ouverts à l'aide du raccourci clavier Ctrl + K.
• Le nombre d'adresses supplémentaires pouvant être liées à une activité (par exemple, offre, commande, projet, facture) a été augmenté de 7 à 50.
• Pour la plupart des activités (par exemple, offre, commande, projet, facture), le nombre de champs supplémentaires a été étendu de 20 à 50. Ces champs supplémentaires apparaissent désormais également dans les abonnements.
• Une date peut être affichée dans des modèles PDF et Microsoft Word dans différents formats tels que AAAA/MM/JJ (année/mois/jour), MM/JJ/AAAA (mois, jour, année), JJ/MM/AAAA (jour, mois, année). Cela permet également de mettre en œuvre des formats américains, par exemple.
• Jusqu'à 50 champs supplémentaires sont disponibles dans les archives de fichiers. Les projets peuvent désormais également être archivés.
• Dans le sélecteur d'activités, les activités sont triées de telle sorte que les vôtres apparaissent en haut de la liste.

Automatisations

• Pour les automatisations avec boutons, l'URL définie peut désormais également être ouverte dans un nouvel onglet « sans requête POST » ou chargée dans une boîte de dialogue. Cela peut également être utilisé pour ouvrir des sites Web ou des applications Web simples.

Vues d'ensemble

• Dans le sélecteur d'activités, les activités sont triées de telle sorte que les vôtres apparaissent en haut de la liste.

Divers

• Les colonnes de l'enregistrement du temps peuvent désormais être triées en cliquant sur l'en-tête de colonne.
• L'info-bulle a été activée pour les en-têtes de colonne des tableaux afin que l'en-tête de colonne entier soit affiché lorsque vous passez la souris sur le titre.
• Le formatage des numéros de téléphone est reformaté avant d'être écrit dans le modèle Microsoft Word ou PDF. Cela garantit une orthographe uniforme.
• Exxas parle désormais régulièrement d' « actif » et de « désactivé ». Avant cela, il y avait diverses variations à différents endroits.